Faktury ručně jsou ztráta času. Fakturoid generuje a posílá faktury sám — na základě rezervací, objednávek nebo plateb. Žádné psaní ručně.
Proč jsou ruční faktury ztráta času
Když mám 5 klientů měsíčně, psaní faktur ručně je zvládnutelné. Ale když mám 20, 50, 100 — stává se to noční můrou. Každá faktura stejný proces: zkopírovat údaje, spočítat částku, vygenerovat PDF, poslat e-mailem, zapsat do evidence. Padesát faktur měsíčně = 50× stejný proces. To je den práce navíc.
A co je horší: ruční faktury se rozbíjejí. Zapomenu na jednu, přehlédnu částku, pošlu špatné IČO. Klient dostane fakturu s chybou — a já to řeším týden.
Co je Fakturoid
Fakturoid je česká služba pro elektronickou fakturaci. Generuje faktury, které odpovídají zákonu, posílá je e-mailem, vede evidenci, připomíná nezaplacené. A — co je nejdůležitější — má API. To znamená, že ho můžu propojit se svým systémem a faktury se generují samy.
Jak moje automatická fakturace funguje
Na projektech, kde nastavuji automatickou fakturaci, proces funguje takhle:
1. Klient rezervuje nebo objedná. Vyplní formulář na webu, rezervuje termín, zaplatí zálohu. Systém to zaznamená.
2. Systém generuje fakturu. Na základě rezervace nebo objednávky systém automaticky vytvoří fakturu v Fakturoid — se správnými údaji, částkou, IČO, datem splatnosti.
3. Faktura se pošle. Fakturoid pošle fakturu e-mailem klientovi — s PDF přílohou a odkazem na online platbu.
4. Evidence se aktualizuje. Faktura se zapíše do evidence — já vidím, co je zaplacené, co čeká, co je po splatnosti.
Já nic nedělám. Všechno se děje samo.
Pravidelná fakturace: Měsíční vyúčtování bez práce
Pokud mám klienty na měsíční spolupráci — údržba webu, podpora, služby — Fakturoid umí pravidelnou fakturaci. Systém každý měsíc automaticky vygeneruje fakturu, pošle ji klientovi a připomene, pokud není zaplacena.
Žádné „musím poslat faktury do 15." — systém to ví. Žádné „zapomněl jsem na pana Nováka" — systém nezapomene. Každý měsíc, každý klient, vše automaticky.
Co když klient fakturu nezaplatí
Fakturoid sleduje splatnost faktur. Pokud klient nezaplatí do splatnosti, Fakturoid automaticky pošle připomínku. Po dalších dnech druhou připomínku. Po dalších třetí. Já to vidím v evidenci, ale nemusím nic dělat — dokud se neozve klient.
Propojení s mým systémem
Na projektech, kde nastavuji automatickou fakturaci, Fakturoid není samostatný nástroj — je propojený s mým systémem. Když klient rezervuje termín na Chatě Koryška, systém ví, že má vytvořit zálohovou fakturu. Když klient zaplatí QR kódem, systém ví, že má označit fakturu jako zaplacenou. Když je pobyt dokončen, systém vytvoří finální fakturu.
Žádné přepínání mezi webovým systémem a Fakturoid. Vše je propojené. Vše je automatické.
Náklady na Fakturoid
Fakturoid má měsíční paušál — pár stovek měsíčně podle tarifu. Porovnejte to s časem, který ušetřím: pokud bych trávil 5 hodin měsíčně psaním faktur, Fakturoid se mi vyplatí. Pokud bych trávil 20 hodin, je to no-brainer.
A co je nejdůležitější: Fakturoid generuje faktury, které odpovídají zákonu. Žádné „stáhl jsem šablonu z internetu" — vše je profesionální, v souladu s legislativou.